رفتار سازمانی یکی از مهم‌ترین مفاهیمی است که متخصصان شاغل در یک سازمان، باید آن را به‌خوبی درک کرده و بر آن تسلط داشته باشند. در این نوشتار قصد داریم ابتدا مفهوم رفتار سازمانی را به‌صورت کامل و دقیق شرح داده و تمام جزئیات آن را با یکدیگر بررسی کنیم و سپس در بخش دوم نوشتار، به بررسی مدیریت رفتار سازمانی و جزئیات مرتبط با آن بپردازیم. پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این نوشتار ما را همراهی کرده و رفتار سازمانی و نحوه مدیریت آن را به‌خوبی فرا بگیرید.
رفتار سازمانی: تعریف و مفاهیم کلیدی آن
رفتار سازمانی یک مفهوم بسیار مهم برای تمام سازمان‌ها و مجموعه‌هایی است که قصد دارند بخش نیروی انسانی سازمان خود را تقویت کرده و به‌خوبی بشناسند. زمانی که راجع به رفتار سازمانی صحبت می‌کنیم، گفت‌وگوی ما ناگزیر شامل چندین مفهوم و اصطلاح دیگر است که باید در همین ابتدا و پیش از هرچیزی، به یک درک واحد از آن‌ها دست پیدا کنیم.
دلایل اهمیت رفتار سازمانی
همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، بهبود رفتار سازمانی، می‌تواند تاثیر مثبتی بر همه بخش‌های سازمان بگذارد و حوزههای مختلف را بهبود ببخشد. برای مثال، بهبود رفتار سازمانی می‌تواند به این نتایج مثبت منجر شود:
- افزایش مشارکت و رضایت نیروهای کار؛
- بهره‌وری نیروهای کاری در سطوح بسیار بالاتر؛
- فرایند کاری مستقیم و صریح‌تر؛
- محیط کاری بسیار بهتر؛
- سازگاری بیشتر میان فرهنگ سازمانی و نیروهای شاغل در سازمان؛
- رسیدن به اهداف سازمانی به‌شکل سریع‌تر و موثرتر.
به همین خاطر و با توجه به تاثیر رفتار سازمانی در این حوزه‌ها، رفتار سازمانی اهمیت بسیار زیادی برای مدیران سازمان، استراتژی‌های انتخابی برای مجموعه و در نهایت نیروهای شاغل در سازمان دارد.
به‌صورت عادی، بخش منابع انسانی وظیفه مدیریت رفتار سازمانی را برعهده دارد. با این وجود و همان‌گونه که اشاره کردیم، «بهبود رفتار سازمانی» موضوعی است که به‌صورت کلی‌تر در سازمان تاثیرگذار بوده و برای افزایش تاثیر و بهره‌وری سازمان، بر آن تاکید می‌شود. با توجه به ابعاد یک سازمان، رفتار سازمانی ممکن است در حوزه کاری بخش‌های مختلفی هم‌چون موارد زیر قرار داشته باشد:
- منابع انسانی؛
- مدیریت تجربه کاری نیروهای شاغل؛
- مدیران بخش Digital Adoption؛
- مدیران آموزش؛
- تمام مدیرانی که چند وظیفه هم‌زمان در سازمان داشته و مدیریت بخش‌های مختلفی از دوره حیات شغلی کارمندان را برعهده دارند.
نحوه ارزیابی میزان تاثیر رفتار سازمانی بر کسب‌وکار
همانند سایر ارزیابی‌های موجود برای کسب‌وکارها، در این بخش نیز باید از معیارهای پوچ اجتناب کرده و بر این موضوع تمرکز کنیم که یک بخش مشخص در کسب‌وکار، چگونه بر سایر اهداف سازمانی تاثیر می‌گذارد. برخی از مهم‌ترین حوزههای تحت تاثیر رفتار سازمانی، شامل موارد زیر است:
- نحوه عملکرد و میزان بهره‌وری سازمان؛
- میزان اثربخشی و کارایی فرایندهای مختلف موجود در کسب‌وکار؛
- میزان توانایی سازمان برای دستیابی به اهداف مهم تعیین‌شده.
با توجه به این اهداف صریح، می‌توان معیارهای مشخصی را طراحی و توسعه داد که رابطه میان رفتار سازمانی و میزان نتایج کسب‌شده را به‌خوبی نشان دهند. برای مثال معیارهای مد نظر، می‌توانند بر اهداف مختلف تعین‌شده تمرکز داشته باشند.
در بخش بعدی، رویکرد گام به گام برای تحلیل و بهبود رفتار سازمانی را با هم بررسی خواهیم کرد.
مطلب مرتبط: مدیریت منابع انسانی یا HRM چیست؟ (راهنمای جامع)
چگونگی بهبود رفتار سازمانی: فرایند گام به گام
اگر مدیران و کارآفرین‌ها احساس کنند که می‌توانند میزان دست‌آوردهای کسب‌وکار خود را با کمک بهبود رفتار سازمانی، افزایش دهند، فرایند گام به گام بهبود رفتار سازمانی را دنبال خواهند کرد. در این بخش به معرفی و بررسی مراحل و گام‌های مختلف فرایند بهبود رفتار سازمانی خواهیم پرداخت که می‌توانید با کمک آن، رفتار سازمانی مجموعه و سازمان خود را تغییر دهید. جهت اطلاع از بهبود عملکرد سازمان، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
1. اجرای یک ارزیابی کلی
گام اول این فرایند این است که رفتار سازمانی را بررسی کرده و تعیین کنید که رفتار سازمانی موجود، چه تاثیری بر کارایی سازمان و کسب‌وکار شما دارد. برای انجام این کار، باید بر بخش‌های زیر تمرکز کنید:
حالات روحی و احساسات نیروهای سازمان: احساسات و حالات روحی افراد شاغل در سازمان، تاثیر مهمی در رفتار و عمکلرد آن‌ها خواهد گذاشت. کارمندانی که از کار خود رضایت نداشته و یا تجهیزات دیجیتالی ناکارآمدی دارند، نسبت به سایر افراد راضی از شغل و شرایط خود، عملکرد بسیار کمتری خواهند داشت؛
میزان بهره‌وری و کارایی نیروهای سازمان: در زمان ارزیابی عملکرد سازمان، میزان بهره‌وری و کارایی نیروها یکی از فاکتورهای مهم به شمار می‌آید، زیرا زمانی که در حال ارزیابی سطوح مختلف کارایی هستیم، باید به‌صورت دقیق بدانیم که چه عواملی در این سطح از کارایی دخیل است. به همین خاطر نظرسنجی‌های طراحی شده برای این بخش، باید شامل سوالات هدف‌مندی باشند که بتوانند این عوامل پنهان را آشکار کنند؛
سیستم‌های موجود و میزان مسئولیت‌پذیری هر کدام: در حال حاضر میزان مسئولیت پذیری در سازمان، چگونه مدیریت می‌شود؟ سیستم‌های پاسخ‌گو و مسئولیت‌پذیر، رفتار نیروهای سازمان را رهگیری کرده و تضمین می‌کنند که هر فرد شاغل در سازمان، مسئولیت تمام رفتارها و وظایف خود را بر عهده می‌گیرد. بهترین روش انجام این کار، از طریق برقراری تعامل اثرگذار، اجرای مستمر قوانین تعیین شده و البته تضمین اعطای پاداش‌ها و یا اجرای جریمه‌ها به‌صورت عام است؛
فرهنگ: رفتار سازمانی و فرهنگ، همیشه در کنار یکدیگر قرار دارند. برای مثال، یک فرهنگ مبتنی بر دانش دیجیتالی، ارائه آموزش‌های دائم و سازگار با تغییر، در دنیای دیجیتالی دائما در حال پیشرفت فعلی، سازگاری بسیار بیشتر و بهتری خواهد داشت؛
تجربه نیروهای شاغل در سازمان: تجربه افراد شاغل در سازمان، شامل همه بخش‌های تعامل فرد با سازمان است و این تجربه نیروی کار، از تعاملات پیش از استخدام تا زمان خروج نیرو از سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. فرایند تجربه نیروهای شاغل در سازمان، توسط سازمان‌های بزرگ و معتبری هم‌چون گالوپ (Gallup)، نقشه‌برداری و ارزیابی شده است. این سازمان‌ها مدعی هستند که بهینه‌سازی تجربه نیروهای شاغل در سازمان، می‌تواند عملکرد کلی و نهایی سازمان را نیز بهبود دهد؛
محیط کار دیجیتال: بخش دیجیتالی محیط کار و تجربه کاری دیجیتالی نیروهای شاغل در سازمان، یکی دیگر از بخش‌های مهمی است که باید در این فرایند و البته در عصر دیجیتالی فعلی، مد نظر قرار دهید. برای مثال ابزارها، برنامه‌های آموزشی و جریان کاری موثر در حوزه دیجیتالی، همه می‌توانند بر رفتار سازمانی نیروهای کار تاثیر گذاشته و البته تاثیر مستقیمی نیز خواهند گذاشت.
از آن‌جا که حوزههای مهمی هم‌چون کارایی سازمان، میزان اثربخشی و در نهایت عملکرد آن، برای اغلب مدیران اهمیت بسیار بالایی دارد؛ باید در زمان ارزیابی اولیه تمام این بخش‌ها را نیز به‌دقت بررسی و ارزیابی کنید.
2. تحلیل و بررسی استراتژی
به‌محض اینکه ارزیابی‌های اولیه به پایان رسید، زمان تحلیل نتایج فرا می‌رسد. همراه با تمام موارد مهم، متخصصان این حوزه باید موارد زیر را نیز مد نظر قرار دهند:
- میزان اثرگذاری رفتار سازمانی بر کارایی سازمان؛
- چگونگی تاثیر تجربه نیروهای شاغل در سازمان بر رفتار سازمانی؛
- برنامه‌های مدیریت تجربه کارمندان فعلی سازمان، برنامه توسعه سازمانی، برنامه مدیریت تغییرات و سایر موارد مشابه.
این بررسی‌های بیشتر، راه را برای اجرای استراتژی‌هایی هموار می‌کند که به هدف بهینه‌سازی حوزههای مختلف طرح‌ریزی شده است. برخی از مهم‌ترین حوزههای مختلف در این بخش، شامل موارد زیر است:
تجربه نیروهای سازمان: همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، تجربه نیروهای سازمان شامل تمام تعاملاتی است که فرد در فرایند استخدام و زمان اشتغال، با آن مواجه می‌شود. هر سطح از این فرایند را می‌توان بخش‌بندی و سپس به‌صورت مجزا تحلیل کرد تا بتوان آن را به‌صورت خاص بهبود بخشید. بهبود فرایند استخدام افراد در مجموعه، باعث افزایش تعامل، ماندگاری فرد در سازمان، بهره‌وری و سایر موارد مهم دیگر خواهد شد؛
آموزش: این موضوع یعنی آموزش به نیروهای سازمان، در بخش‌های مختلف و مخصوصا در بخش دیجیتالی، اهمیت بسیار زیادی دارد. آموزش باکیفیت‌تر باعث تسریع زمان سازگاری فرد با سیستم، کاهش خستگی نیرو در زمان کار با نرم‌افزارها و در نهایت افزایش کلی بهره‌وری خواهد شد؛
فرهنگ: فرهنگ سازمانی تنها در زمانی باید تغییر پیدا کند که فرهنگ فعلی موجود در مجموعه، بر عملکرد سازمان تاثیر منفی داشته باشد. اگر ارزیابی‌های اولیه نشان داد که فرهنگ تاثیر منفی بر عملکرد سازمان دارد، چند رویکرد کلی برای رفع این حالت وجود خواهد داشت. برای مثال بهبود کارکرد مدیریت استعداد و فرایند استخدام، می‌تواند این تضمین را ایجاد کند که تنها افرادی استخدام خواهند شد که بیشترین تطابق و سازگاری با فرهنگ سازمانی مد نظر را دارند؛
محیط کاری دیجیتال: بهبود محیط کاری دیجیتال، یکی دیگر از روش‌هایی است که برای بهبود رفتار سازمانی می‌توان آن را در نظر گرفت. برای مثال، برگزیدن بهترین استراتژی برای سازگاری با تغییرات دیجیتال، باعث ساده‌سازی فرایند آموزش دیجیتالی، کاهش سطوح خستگی ناشی از انجام این کار و در نهایت باعث افزایش بهره‌وری نیروهای سازمان خواهد شد.
در عین حال و در همین موقعیت، باید مجموعه‌ای از معیارها برای ارزیابی و اندازه‌گیری میزان پیشرفت و حرکت به سمت اهداف مد نظر، طراحی و توسعه داده شوند.
3. طراحی یک نقشه راه برای تغییرات
پس از تعیین استراتژی و هدف، کسب‌وکارها می‌توانند یک گام به جلوتر حرکت کرده و برای تغییرات مد نظر خود، یک نقشه راه طراحی کرده و آن را توسعه دهند. این نقشه و برنامه، باید شامل بخش‌های زیر باشد:
خط زمانی: هر بخش از پروژه باید یک چارچوب زمانی مشخص، همراه با موعد تحویل نهایی داشته باشد؛ جهت اطلاع از بهبود عملکرد سازمان، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
سطوح مختلف همراه با تشریح کامل و تعیین هدف: یک برنامه و نقشه راه، زمانی مفید و ارزش‌مند است که بتوان از آن به‌عنوان یک مرجع معتبر اسناد و مدارک برای تمام افراد مشارکت‌کننده، استفاده کرد. به همین خاطر هر بخش و هر سطح از این نقشه، باید شامل شرح دقیق و کاملی از تمام موارد مورد بحث در آن بخش، هدف هر فاز و در نهایت اهداف قابل اندازه‌گیری باشد؛
مسئولیت‌های تخصیص داده شده: علاوه بر موارد پیشین، در نقشه و برنامه طراحی شده، باید به‌صورت واضح مشخص شود که مسئولیت هر بخش بر عهده چه کسانی است. به هر حال ایجاد یک تغییر سازمانی، به تلاش همه‌جانبه افراد مختلفی بستگی دارد و کسب موفقیت و رسیدن به اهداف تعیین شده، در گرو هماهنگی تلاش افراد مختلف خواهد بود.
با این وجود و علی‌رغم تمام این موارد، رسیدن به هدف و کسب موفقیت، قابل تضمین نیست. تنها می‌توان گفت هر قدر که رویکرد مدیریتی بهتر باشد، نتایج کسب‌شده از این برنامه نیز بهتر خواهند بود.
4. پیاده‌سازی و بهینه‌سازی
روش‌های بسیار زیادی برای پیاده‌سازی تغییرات سازمانی وجود دارد و نوع پیاده‌سازی با توجه به عوامل مختلفی هم‌چون تغییرات مد نظر، نوع سازمان و البته شرایط اختصاصی هر سازمان، متفاوت خواهد بود. 2 رویکرد کلی در این رابطه وجود دارد:
- تغییرات کلی و یکپارچه: یکی از رویکردهای رایج این است که پروژه‌ی تغییرات را به‌صورت هم‌زمان و در تمام بخش‌های سازمان به یک باره اجرا کنید؛
- فرایند تدریجی: رویکرد دیگر این است که پیاده‌سازی تغییرات هر بخش را به‌صورت مجزا انجام دهید.
هر کدام از این رویکردها، مزایا و معایب خاص خود را دارند. برای مثال پیاده‌سازی یک‌باره تغییرات، سرعت بالایی دارد، اما به آماده‌سازی‌های بسیار بیشتری نیاز داشته و معمولا ریسک بالاتری را نیز به دنبال خواهد داشت.
رویکرد پیاده‌سازی مجزا و مرحله‌ای، برای تکمیل به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد، اما این امکان را در اختیار مدیران و سرپرستان قرار می‌دهد که خود را با هر تغییر کوچک، تطبیق داده و سپس به بخش بعدی بروند.
روش پیاده‌سازی تغییرات تدریجی، گام‌هایی مشابه مراحل زیر را در پی خواهد داشت:
1. اجرای یک تست اولیه: تست اولیه معمولا نسخه بسیار کوچک‌تری از برنامه نهایی است و تنها برای یک گروه کوچک از نیروهای سازمان اجرا و پیاده‌سازی می‌شود. برای مثال اگر پروژه تغییرات سازمانی در رابطه با پیاده‌سازی یک برنامه دیجیتالی و ایجاد تطابق و سازگاری نیروهای مجموعه با آن نرم‌افزار است، ابتدا این برنامه دیجیتالی تنها در یک بخش کوچک سازمان و برای گروه مشخصی از نیروها، اجرا خواهد شد؛
2. آموزش: تست اولیه معمولا نتایج ارزش‌مندی را فراهم می‌کند که می‌توان از آن‌ها برای تصمیم‌های آتی بهره برد. برای مثال می‌توان از نتایج اولیه و بازخورد نیروهای سازمان، برای تعیین میزان سازگاری راه‌حل انتخاب‌شده و یا نیاز به ایجاد تغییرات لازم پیش از پیاده‌سازی نهایی، استفاده کرد؛
3. اجرای تغییرات در سازمان: به‌محض اجرای تست اولیه و کسب نتایج کافی، می‌توان تغییرات مد نظر را در تمام سازمان پیاده‌سازی کرد. این پیاده‌سازی را می‌توان در همه بخش‌های سازمان به‌صورت یک‌باره اجرا نمود و یا اینکه در بخش‌ها و سطوح مختلف، به‌صورت گام به گام اجرا شود؛
4. تحلیل و بهینه‌سازی: حتی پس از پیاده‌سازی تغییرات و تکمیل این فرایند، هم‌چنان امکان بهبود و بهینه‌سازی رفتار سازمانی وجود دارد. به هرحال، برنامه تغییرات سازمانی به‌عنوان یک طرح دائمی، طراحی و اجرا می‌شود و به همین خاطر می‌توان آن را همیشه بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کرد. برای مثال، پروژه تغییرات نباید همانند نصب یک نرم‌افزار ساده و شکل «پیاده‌سازی و سپس فراموش‌کردن» را داشته باشد، بلکه برای کسب بهترین نتایج ممکن، باید برنامه تغییرات به‌صورت مستمر ارزیابی و بهینه‌سازی شود.
چندین رویکرد مختلف وجود دارد که یک کسب‌وکار می‌تواند به هدف بهبود رفتار سازمانی، از آن استفاده کند. با دنبال‌کردن گام‌هایی که در این‌جا نیز به آن‌ها اشاره شده است؛ یک سازمان می‌تواند بر مهم‌ترین مسائل موجود هم‌چون بهینه‌سازی رفتار سازمانی تمرکز کند که در نتیجه آن بهینه‌سازی، نتایج قابل ارزیابی برای عملکرد سازمانی ایجاد خواهد شد.
مطلب مرتبط: تغییر فرهنگ سازمانی
تغییر رفتار سازمانی: نکات و ترفندهای مرتبط به آن
در این بخش، به بررسی نکات، استراتژی‌ها و بهترین روش‌هایی خواهیم پرداخت که می‌توانند به بهبود رفتار و عملکرد سازمانی منجر شوند. احتمالا مهم‌ترین نکته این بخش این است که باید بر هدف نهایی متمرکز مانده و جدیت خود را در این مسیر از دست ندهید.
تمرکز بر کارایی
تنها به هدف ایجاد تغییر، فرهنگ سازمانی را تغییر ندهید، در عوض هدف اصلی این کار یعنی افزایش کارایی سازمان را در نظر گرفته و تغییرات سازمانی را به این هدف دنبال کنید.
فرهنگ سازمانی، نقش بسیار مهمی در نحوه عملکرد نیروهای سازمان ایفا می‌کند. با این وجود، نباید فرهنگ را تنها به دلیل ایجاد یک تغییر و تحول سالانه و فصلی، تغییر دهید؛ بلکه هدف اصلی تغییرات سازمانی باید اهداف بسیار مهم‌تری، هم‌چون موارد زیر باشند:
- بهینه‌سازی عملکرد و کارایی؛
- بهینه‌سازی معیارهای کلیدی نیروهای سازمان هم‌چون مدت زمان حضور و فعالیت فرد در سازمان؛
- کمک به واحدهای مختلف کسب‌وکار برای رسیدن به اهداف مجزای خود.
امروزه، فرهنگ سازمانی یکی از مهم‌ترین موضوعات روز دنیای کسب‌وکارها است و متخصصان زیادی تلاش می‌کنند که فرهنگ سازمانی کسب‌وکار خود را تغییر داده و مدرنیزه کنند. با این وجود، همان‌گونه که متخصص مدیریت و رهبری ادگار شِین (Edgar Schein) پیش از این گفته است، «تغییر فرهنگ سازمانی از جنبه‌های مختلفی هم‌چون بار روانی و میزان هزینه‌های مالی، بسیار سنگین و دشوار خواهد بود».
به همین خاطر و با توجه به این دلیل مهم، تغییر فرهنگ سازمانی تنها باید در صورت لزوم و ضرورت، انجام شود.
منبع:
